Planerar du ett uppkommande byggprojekt? Ska du göra allt jobb själv eller ta in experthjälp?
Oavsett vad finns det en hel del saker du bör tänka på för att lyckas med ditt projekt och undvika huvudvärk, förseningar, högre kostnader och juridiska komplikationer.
Alla byggare och hemmafixare som påbörjar byggprojekt av alla storlekar eller värde bör vara medvetna om risken för förseningar, överskridanden, konflikter, defekter och fel. Enligt en studie från McKinsey & Co. Inc. tar stora projekt i vanligtvis 20% längre tid än planerat och hamnar ofta långt över budgeten.
Det finns många sätt att framgångsrikt slutföra ett byggprojekt, men alla kräver effektiv förplanering, tillsyn och samarbete. Här är våra bästa tips för att planera och hantera byggprojekt för att se till att de är i tid, på budget och ger ett resultat du är nöjd med.
1. Noggrant kontrakt
Bortsett från själva byggnadsarbetet är kontraktet den viktigaste delen av projektet. Ett välskrivet kontrakt definierar noggrant och tydligt parternas avtal, deras förväntningar och deras respektive risker och skyldigheter.
Ägarutarbetade kontrakt försöker ofta skydda ägaren från alla möjliga anspråk. Dessa kontrakt innehåller exkluderande språk, undantag och begränsningar som är avsedda att motverka nästan alla krav från entreprenören. Tanken är att skydda ägaren från alla förutsebara och oförutsägbara risker genom att flytta ansvaret till någon annan. När ett ensidigt kontrakt tvingar en entreprenör att förlora pengar på ett projekt är anspråk oundvikliga oavsett vad kontraktet ger. I värsta fall kan allvarliga förluster tvinga en entreprenör att sluta arbeta, vilket kan leda till att arbetet inte slutförs och medföljande förseningar, störningar och ökade kostnader.
För att undvika konstruktionstvister, fördela projektrisker rättvist. När ingen part har direkt kontroll bör risken gå till den part som bäst skyddar mot en oväntad förlust eller till ägarna. Risker kan innefatta saker som förvärv, säkerhet, miljöhänsyn eller upphandlingsmetoder.
2. Oberoende kostnadsuppskattningar – ta in offerter
För att minska budgetöverskridanden, spendera lite extra pengar och skaffa oberoende kostnadsberäkningar när designprocessen fortskrider. Det handlar om att kontrollera och dubbelkontrollera kostnadsberäkningarna med entreprenörer som faktiskt utför arbetet och leverantörer som levererar de angivna produkterna. Om du ska ta hjälp av experter, ta alltid in offerter från flera aktörer.
3. Upprätta en fast budget
Medan varje projekt har en budget, är vissa budgetar fastare än andra. Ägare bör fastställa budgeten från början och hålla designers till den. Kontrakt bör också kräva att de reviderar planerna utan kostnad om buden överstiger budgeten med en angiven procentandel. Dessa bestämmelser kan vara svåra att förhandla med designers, men de utgör en viktig garanti för ägarna.
Ett annat sätt att säkerställa ett framgångsrikt projekt är att begränsa budgetöverskridanden genom att erhålla oberoende kostnadsuppskattningar allt eftersom designen fortskrider. Det handlar om att kontrollera och dubbelkontrollera kostnadsuppskattningen för arbetet med entreprenörer och leverantörer som faktiskt utför den typ av arbete eller levererar den typ av produkt som anges, till skillnad från att överlåta denna uppgift till projekteringsteamet.
En ägare kan använda en extern konsult för att tillhandahålla objektiv information från affärer eller använda sin egen personal för att få uppskattningarna. Även om denna tjänst innebär en extra kostnad, är kostnaden blygsam och väl värd kostnaden.
4. Använd alternativet ”Lägg till och ta bort”
Enligt denna metod planerar designteamet vissa komponenter i arbetet. Ägaren kan ta bort dem om kostnaden kommer in för högt, eller lägga till dem om kostnaden är lägre än förväntat.
Kostnadsuppskattningar utarbetas för varje alternativ för att säkerställa valet av de bästa systemen och komponenterna. Förplanerade alternativ för ”lägg till och ta bort” skyddar ägaren från förseningar, störningar och extra kostnader som orsakas av omdesign av projektet efter att bud har mottagits. Det flyttar också övervägandet av alternativ till designfasen, där förmågan att kontrollera kostnader är störst.
5. Granska designen
En ofullständig, felaktig eller dåligt samordnad design leder till ett projekt med konflikter, oförutsedda kostnader, förseningar och krav.
Omvänt minskar en exakt och fullständig design risken för konflikter och skyddar ägaren. Peer review innebär att en oberoende arkitekt eller ingenjör granskar planerna för att avslöja fel, utelämnanden och inkonsekvenser. De blygsamma kostnaderna hjälper till att undvika förseningar, störningar och extra kostnader som uppstår när konstruktionsfel dyker upp på fältet efter att byggnationen pågår.
6. Granska planerna för konstruerbarhet
Konstruerbarhet beskriver den lätthet och effektivitet som strukturer kan byggas med. En byggnads konstruerbarhet beror till stor del på designens kvalitet. I en konstruktionsgranskning identifierar en entreprenör fel, utelämnanden, oklarheter och konflikter i planerna och specifikationerna innan arbetet påbörjas.
En typ av konflikt kan innebära planer som kräver att två arbetsdiscipliner upptar samma utrymme samtidigt. Ett annat kan innebära brist på samordning mellan relaterade system. Ett enkelt exempel skulle vara när längden på en betongankarbult i specifikationerna överstiger tjockleken som visas i planerna för betongelementet som bulten kommer att tränga igenom.
Återigen, även om denna tjänst innebär en extra kostnad, är det väl värt kostnaden.
7. Ange ett rimligt tidsschema för bygget
Tidslinjen för ett byggprojekt bör styras av projektets omfattning och behov. Starta aldrig ett projekt under otillbörlig tidspress, annars kommer projektet oundvikligen att drabbas av förseningar och ta längre tid än tänkt. Vid för stor tidspress på entreprenören motiveras entreprenören att kompromissa.
Att kompromissa och ta genvägar leder till dåligt utförande, och dåligt utförande leder till konstruktionsfel. Till exempel, om vädret verkligen är sämre än förväntat, eller leveranstider för material påverkas av marknadsförhållandena, är det bäst att gärna ge en entreprenör tillräckligt med tid för att göra jobbet korrekt, även om det kräver en rimlig tidsförlängning.
När bygget påbörjas förväntar sig entreprenörer också med rätta att alla nödvändiga tillstånd är på plats, de kommer att ha tillgång till arbetet, de kommer att få teknisk och tillhandahållen information från ägaren i tid, byggritningar kommer omedelbart att granskas och oväntade förhållanden eller förändringar kommer att vara rimliga. kompenseras. Om dessa förväntningar inte uppfylls uppstår oundvikligen förseningar. För att säkerställa framgång bör alla projektdeltagare ha rimliga förväntningar och veta att en del förseningar måste tolereras.
8. Kommunikation mellan entreprenör, designer och ägare
Butiksritningar är klara innan konstruktion och innehåller alla detaljer som behövs för att bygga projektet. De tar designerns planer och visar exakt var allt kommer att ligga. Dessutom är de en steg-för-steg-manual för byggprocessen och en bro mellan kontraktshandlingarna och entreprenören.
Entreprenören granskar ritningarna för att samordna handelsmännen och verifiera att projektet kan byggas. Designern granskar butiksritningarna för att säkerställa att det föreslagna konstruktionsschemat uppfyller designavsikten för den färdiga strukturen och ägarens förväntningar.
Handlingsritningens inlämnings- och granskningsprocess bör vara en dialog mellan konstruktören och entreprenören. Det är den bästa möjligheten för ägaren, entreprenören och konstruktören att undvika anspråk från avvikande eller defekt arbete.
9. Granska byggaktiviteter
Den försiktiga ägaren kommer att hålla noga koll på byggnadsframstegen. Ägare överlåter ofta projektövervakning till byggledaren. Det betyder att de ofta inte har någon kunskap om konflikter som växer på området, oavsett om det gäller obetalda fakturor, förseningar i framsteg eller defekt arbete. När ägarna lär sig om ett anspråk är tvisten ofta mer störande och dyrare än det skulle ha varit om problemet hade upptäckts och hanterats korrekt tidigare i processen.
Genom att regelbundet granska byggverksamheten förbättrar en ägare chansen att avslöja konflikter. Det minskar oväntade ändringsorder, upptäcker potentiella konstruktionsfel, avslöjar dålig konstruktion och undviker anspråk.
Att regelbundet se över protokollens mötesprotokoll är ett sätt som ägaren kan granska byggaktiviteter. Även om byggledaren är ansvarig för att övervaka byggverksamheten, förbättrar tillfällig oberoende granskning av ägaren chansen att känna igen konflikter tidigt, särskilt när byggledarens egna fel kan ha orsakat eller bidragit till ett problem.
10. Regelbundna revisioner av entreprenörsfakturering
Byggrevisioner är ett användbart och viktigt övervakningsverktyg. De kan bedöma om projektet ligger i tid, efter schemat eller före schemat. Regelbundna projektrevisioner kan upptäcka bedrägerier, inklusive entreprenörs överfakturering, olämpliga kostnadsförskjutningar, missbruk av förändringsordningar och andra avvikelser. De kan också se till att kontrollerna är på plats, verifiera att entreprenören följer krav och förordningar.
Att inte införliva dessa förslag har inte bara en ekonomisk inverkan. Det kan också leda till allvarliga motgångar. Att införliva förkonstruktion och konstruktionsfasplanering och granskningskoncept är ett första steg mot att undvika negativa resultat.
11. Använd specialistverktyg
Nyckeln till effektivt arbete är att använda rätt verktyg för rätt jobb. Specifika och nischade verktyg kan spara mycket tid – och därmed också pengar. Att snabbt kunna skapa en kostnadsuppskattning eller ta iväg att importera till till exempel upphandlingsprogram kan vara ett enkelt sätt att påskynda ditt arbetssätt.
12. Effektivt kommunikationsflöde
Kommunikation är avgörande i varje fas av alla byggprojekt. Att bygga ett effektivt kommunikationsflöde kommer att underlätta samordningen mellan alla parter. Transparent kommunikation kommer att göra processen smidigare och minska antalet e-postmeddelanden och telefonsamtal när det finns ett problem.
Ett av de enklaste sätten att skapa ett effektivt kommunikationsflöde är att använda ett centraliserat kommunikationssystem. Genom att synkronisera kommentarer, foton, dokument och kalendrar på en plats kan du övervaka uppdateringar, kostnader och schemaläggningsändringar när de inträffar.
En centraliserad plattform låter dig också skicka in eventuella ändringar på arbetsplatsen i realtid genom omedelbara varningar, automatiserade åtgärder och lättvisuella instrumentpaneler, vilket förverkligar automatiserad byggprojektledning. Detta ger dig mer tid att ordna och samordna nästa steg i arbetet.
13. Omvärdera ditt arbetsflöde
Syftet med byggprojektledning är att säkerställa att projektet slutförs i tid, inom budget och når målet. Men även om projektet löper bra måste du ändå utvärdera det. Det kan finnas bättre sätt att hantera projektet eller övervinna problem.
Utan en fullständig bedömning kommer du aldrig att veta vad du kan förbättra för bättre vinster. Det bästa sättet att få ett framgångsrikt byggprojekt är att ständigt utvärdera hur du hanterar det. Be berörda parter att ge feedback om ditt arbetsflöde.
14. Gör plats för ändringar i design
Planer kan och ändras ofta. Dessa förändringar kan påverkas av många saker. Så du måste vara öppen för förslag från teamet.
De flesta gånger vet de bättre eftersom de har haft mycket erfarenhet av tidigare konstruktioner. Så håll ett öppet sinne och förstå att det kan finnas några små avvikelser från dina ursprungliga design. Detta är ännu mer så när projektet är ovanligt.
Om du kan planera på en sak i byggandet är det att något kan och kommer att gå fel någon gång i ditt projekt. Att följa tipsen ovan bör begränsa förändringar, men trots vad du kanske tror är vissa saker utanför din kontroll. Att förstå att förändringar är sannolika och att göra beredskapsplaner kan lindra påverkan och stressen som kommer med förändringar.
15. Få alla tillstånd så fort som möjligt
Väl i systemet kan tillstånd ta dagar, veckor eller månader att behandla. Det finns lite du kan göra för att ändra på det. Men att ansöka om tillstånd så tidigt som möjligt hjälper dig att undvika förseningar när bygget är redo att starta.
16. Realism i planering och projektion
Överoptimistisk eller förenklad planering i början av ett projekt kan skapa ett intryck av ett misslyckat projekt när verkligheten inte stämmer överens med planen. På liknande sätt, när oförutsedda svårigheter uppstår, kan det finnas en tendens att försöka ”begränsa” inverkan på planen även om detta sannolikt inte är minimalt i verkligheten. Detta kan leda till ökad oro, granskning och ohjälpsam inblandning från intressenter.
Dessa situationer förebyggs bäst genom att skapa ärliga relationer och en öppen, utmanande kultur – undvika att grupptänkande och önsketänkande blir ”officiellt”. Planerare måste komma ihåg att första gången en uppgift utförs kommer det att ta längre tid, men att en inlärningsprocess måste ske för att främja en smidigare leverans vid senare upprepningar av den uppgiften.
17. Överför proaktivt nyckelinformation mellan projektstadier
Information om viktiga områden av betydelse, t.ex. intressenternas krav, går ofta förlorad vid viktiga övergångar, t.ex. Budgivning, koncept, design, upphandling, driftsättning. Mycket ofta överförs tekniska specifikationer men sällan överförs den väsentliga andan och egenskaperna i projektet som kommer att göra det till en framgång i kundens ögon – misslyckande att uppnå detta är kostsamt i termer av rykte och potentiellt ekonomiskt.
Framgång inom detta område kräver projektledarskap; upprätthålla en överblick över projektets vision och syfte (undvika ett förvirrat tekniskt fokus), aktiv förvaltning av kundrelationen (löpande testa att projektet lever upp till förväntningarna). Ett nyckelverktyg är att proaktivt planera kommunikation och engagemang mellan projektfaserna.
18. Undvik stopp-start!
Projektkomplexitet, kundkrav eller till och med politisk påverkan kan alla leda till en situation där vissa delar av projektet kommer igång innan andra delar är slutförda eller kan levereras. Detta kan leda till behov av förändringar med kostsam inverkan på budget och tidsplan när de detaljerade kraven för andra komponenter realiseras. Ibland stannar projektaktiviteten bara av. Dessa mardrömsscenarier tar också hårt på projektpersonalens moral och engagemang.
Även om en del av detta kan vara oundvikligt eller utanför den omedelbara projektledningens kontroll, kan de negativa effekterna alla minimeras genom att investera i att utveckla rätt kultur, kvalitetsrelationer och tidigt engagera entreprenörer för att få bästa möjliga förutsättningar för projektstart. Effektiviteten hos intressenterna och styrgruppen, tillsammans med konsekvens och klarhet i visionen, är nyckeln till att minimera den negativa effekten.
19. Ha korrekt dokumentation
Dokumentation av projektet från början måste finnas på plats, uppdateras regelbundet och lätt att spåra. Närhelst en milstolpe har slutförts bör de inblandade intressenterna underteckna dokumenten innan de lämnas in. Att ha ett dokumenthanteringssystem kan hjälpa dig att hålla reda på alla dokument och säkerställa att det inte går förlorade dokument.
Att ha en utarbetad projektledning på plats betyder inte att projektet kommer att slutföras inom den föreslagna budgeten och i tid. Så du måste behålla alla projektdokument som ska presenteras för intressenterna så att de kan hantera oförutsedda händelser.
I de fall sådana situationer uppstår kan du med stöddokumenten som granskas undvika potentiella konflikter, projektförseningar eller juridiska frågor.
20. Lär dig villkoren
När du har vunnit kontraktet, se till att du läser kontraktsdokumentet noggrant och förstår det väl innan du undertecknar och påbörjar projektet. Detta är det bindande dokumentet som säkerställer att entreprenören och beställaren uppfyller sina respektive avtalsförpliktelser och att nämnda projekt ligger inom arbetets omfattning och specifikationer. Ju bättre du är medveten om villkoren, desto bättre kan du hantera konflikter som ligger utanför avtalets ram.
21. Ha goda förhandlingsförmåga
För att få en så bra deal som möjligt måste du jobba på din förhandlingsförmåga. Du måste veta hur du övertygar leverantörer, underleverantörer, kunder och snickarna du anlitar.
