Företag byter kontor och företagslokaler främst för att de expanderar och växer. I takt med att verksamheten växer och får fler kunder behöver företag plats för mer anställda och större kapacitet. Företag kan också byta till mindre lokaler om deras behov minskar såsom att fler anställda jobbar hemifrån eller att affärerna inte lika bra. Många passar också på att flytta när deras hyreskontrakt tar slut.
Denna övergångstid är när företag löper maximal risk och utmaningar. Förutom rädsla för minskad försäljning och klagande kunder, finns det också risker för att bräckliga kontorsartiklar som hårddiskar, bärbara datorer, filer, dataservrar etc. skadas under transporten.
För att rädda dig från alla dessa problem har vi sammanställt våra bästa tips som hjälper dig att flytta ditt kontor smidigt.
1. Planera din flytt i förväg
Börja planera din flytt minst 3 till 6 månader i förväg innan den faktiska flytttiden kommer. Detta kommer att ge dig tid att komma in i alla detaljer av flytten. När du vet hur ditt nya kontor är, planera din inredning därefter. Bestäm hur du ska ordna möbler och annan utrustning på den nya platsen.
2. Informera dina anställda
Låt dina medarbetare veta om flytten i god tid innan. De kanske vill avsluta ett stort arbete innan flytten eller helt enkelt förbereda sig för denna förändring.
3. Anlita en professionell flyttfirma
Du måste vara försiktig när du väljer flyttfirma. Kontrollera om företaget har genomfört sådana kontorsflyttningar tidigare. Du bör också ha en uppsättning frågor som du kanske vill ställa till dem. Detta hjälper dig att välja rätt flyttfirma som försiktigt flyttar din känsliga kontorsutrustning. Flytthjälp åt företag är otroligt viktigt för att göra processen smak, smidig, och enkel.
4. Ge ditt IT-team tillräckligt med tid att förbereda sig
Informera ditt IT-team minst 3 månader i förväg om flytten. De måste ta hand om internetplaner, telefonanslutningar och annat. De kan också behöva inspektera det nya kontoret och avgöra om det finns något behov av att uppgradera utrustningen.
5. Rensa bort onödiga föremål
Bli av med oviktiga gamla papper och dokument, oanvända möbler, föråldrade mobiltelefoner och andra saker som du inte kommer att behöva längre. Detta kommer att göra flytten lättare.
6. Beställ ny utrustning i förväg
När du har utvärderat den nya platsen kan du beställa nya möbler och utrustning i god tid. Samordna även med leverantörerna så att de levererar saker till ditt nya kontor precis innan du flyttar in. Detta hjälper dig att snabbt komma tillrätta.
7. Ändra din adress och låt alla veta
Uppdatera din adress på hemsidan, brevpapper, visitkort mm.
Dina kunder ska veta att du ska flytta och ska ha den nya adressen med sig. Meddela även dina leverantörer om den nya adressen så att leveranserna sker korrekt på den nya platsen.
8. Schemalägg din flytt klokt
Planera ditt kontorsflytt med tanke på alla dina viktiga kundmöten och projektdeadlines. Du vill inte hamna i en situation där du har kundmöten när alla dokument, bärbara datorer och utrustning packas upp. Det skulle se väldigt oprofessionellt ut. Det är också orättvist att förvänta sig att din personal ska arbeta effektivt i en sådan miljö. Ge alla minst 3 dagar för att komma till rätta.
9. Identifiera och stärka ett flyttteam
Vi rekommenderar att du sätter ihop ett tvärvetenskapligt team från början. Detta team bör inkludera flyttchefen samt representanter från IT, kommunikation, HR, ledarskap, design, faciliteter och alla andra discipliner som är mycket involverade i flytten. Detta team bör träffas varje vecka för att granska schemat samt diskutera och lösa eventuella problem som uppstår. Medlemmen från kommunikationsteamet kan sedan använda dessa möten för att utveckla veckovis medarbetarkommunikation.
10. Välj en flyttfirma tidigt
Flyttproffs kan hjälpa dig med allt från säkra och miljövänliga sätt att göra sig av med föråldrad teknik, till likvidation och packningstekniker. Din flyttexpert kommer att eliminera massor av huvudvärk för dig och ditt team så vi rekommenderar att du involverar dem tidigt och använder deras expertis.
11. Förutse förändring
Det kommer att hända. Det finns oundvikligen byggförseningar under bygget, väderproblem eller leveranshinder som inte kan hjälpas. Men om ditt flyttteam och alla dina medarbetare förutser detta från början kommer förväntningarna att vara realistiska. En flytt är en flytande och ofullkomlig vetenskap men med smart planering, tydlig och regelbunden kommunikation och en strategisk flyttpartner kan du förvänta dig ett positivt slutresultat.
Det här några tips som hjälper dig att hålla dig på rätt spår under en kontorsflytt. Oavsett om du är en fortune 500 eller ett litet nystartad företag, gäller samma principer.
12. Involvera medarbetarna i processen
Att involvera dina medarbetare i processen hjälper dig inte bara att bedöma behov, utan ger dem också möjlighet att uttrycka sina farhågor och önskemål om det nya utrymmet.
Den här typen av engagemang är avgörande om medarbetarna ska genomgå omfattande förändringar under flytten – till exempel att behöva arbeta på nya sätt. Att träna tidigt och hjälpa människor att förstå ”varför” du gör flytten kommer att underlätta övergången. Här är några idéer för att inkludera anställda i processen;
• Dela en planlösning och låt människor kommentera de föreslagna designerna
• Skapa en tävling för att välja en slutlig färgpalett, begränsa den till tre alternativ
• Involvera anställda i undersökningar för att bedöma behov av samarbete, integritet eller mobilitet
• Genomför workshops som får folk att prata om vad de gillar/ogillar på kontoret
• Bjud in deltagande i visningar till det nya utrymmet
• Skapa ett häfte som förklarar designens syfte och protokoll bakom varje utrymme
