Planerar du att hålla en mässa eller event?
Att anordna ett lyckat event eller mässa är både tidskrävande och svårt. Det är många komponenter som ska klaffa och det är enormt mycket saker att tänka på för att det ska bli lyckat. Fler företag efterfrågar en helhetspartner för mässor och events av just denna anledningen.
Låt oss titta närmare på vad du bör tänka på innan du anordnar en mässa eller ett event. Dessa saker bör tas i beaktning även om du tar hjälp av en helhetspartner. Genom att ha definierat saker såsom vilken typ av event du vill ha, hur du vill anordna det, vad din budget är, och så vidare, blir det lättare att tillsammans med en helhetspartner skapa ett lyckat event som ger resultat.
Att organisera eller planera ett evenemang är inte en enkel uppgift. Låt oss gå igenom de viktigaste nyckelpunkterna som du bör tänka på för att lyckas.
1. Definiera syftet och formatet
Det verkar ganska uppenbart men det är viktigt att besvara denna fråga tydligt. Formulera ditt mål så specifikt som möjligt: vill du förmedla kunskap till deltagarna; uttrycka tacksamhet till partners; samla in pengar till ett projekt eller erbjuda gästerna nöje? Eventets eller mässans format kommer att bero på ditt svar: dess koncept, timing och varaktighet, organisering, planering, plats, catering och mycket mer.
Det viktigaste är att ditt format på event hjälper till att uppnå målet med evenemangets.
2. Planera väl
Fördelen med att ta hjälp av en helhetspartner är att du slipper tänka på i princip allt dessa. Men samtidigt kan det vara bra att fundera på dessa saker så att du har en idé i huvudet av hur du vill att det ska se ut och bli. Planen bör innehålla logistik, innehåll och marknadsföring av evenemanget. Skapa ett dokument tillgängligt för hela teamet där varje medlem kan se de andra medlemmarnas uppgifter. Förbered först en lista över huvuduppgifterna och fördjupa dem sedan så detaljerat som möjligt i form av specifika steg som måste slutföras.
Det är viktigt att ange tidsramen i planen: den tid som krävs för att slutföra en uppgift. Det är ofta underskattat och förberedelserna går långsammare än man förväntat sig. Detta är viktigt då du måste se till att du planerar i god tid innan eventet så att du slipper stressa dagarna eller timmarna innan och anordna ett event som är halvfärdigt.
3. Bestäm din budget och ta hänsyn till oförutsedda utgifter
Att anordna ett event är otroligt roligt! Det är ofta många bra idéer som dyker upp under planering när kreativa hjärnor samlas. Det finns mycket roligt du kan göra men det är samtidigt viktigt att du först har etablerat en rimlig budget så att du vet vad denna budget rymmer och vad du kan och inte kan göra. Du vill också att vilja se till att du håller dig till denna budget för att säkerställa att ditt event är lönsamt, oavsett vad dess syfte är. Du måste använda din budget så långt som möjligt.
De vanligaste utgifterna för budgetätande är vanligtvis:
- Lokalen
- Personal och experthjälp
- Marknadsföring
- Teknologi
- Speciella gäster (artister etc.)
- Mat & dryck
Om du funderar på hur du ska bestämma din budget är ett tips att se över ditt företags ekonomiska resultat från föregående år. Med noggrann granskning bör du kunna beskriva utgifterna för varje event du deltog i.
Genom att granska dessa utgifter mot vad du har definierat i din marknadsföringsbudget kan du säkerställa att din avkastning för varje evenemang är positivt. Samtidigt kan det också hjälpa dig att planera hur du bäst sparar pengar och avgör om din förutsedda budget för din kommande mässa är korrekt.
Ett tips är att din budget har lite utrymme för oförutsedda utgifter. Saker har en tendens att bli dyrare än vad vi första planerar på grund av en rad olika oförutsedda utgifter. Det är alltid bättre att tänka oförutsedda kostnader och händelser i förväg och vara förberedd på dem ekonomiskt.
4. Bestäm platsen
Platsen är otroligt viktig för ett event eller mässa. Kontrollera alltid platsen personligen så tidigt som i planeringen. Det finns därför mycket som du bör tänka på när du ska välja en plats. Är den relativt nära till de som är inbjudna? Behöver det luftkonditionering på en varm sommardag? Eller uppvärmning under en kall vinter? Finns det toalettr att tillgå? Behöver det vara anpassat för funktionshindrade?
Kontrollera därför alla sådana viktiga frågor i förväg.
5. Kom ihåg att utvärdera
En av nyckelfaktorerna för ett framgångsrikt event eller mässa är att komma ihåg att utvärdera när evenemanget är över. Vad gick bra? Vad kunde ha gått bättre? Att ha en ordentlig utvärdering kommer att hjälpa dig att organisera nästa evenemang och säkerställa att det blir ännu bättre.
Titta på dina mål som sattes i början av din utställningsplaneringsfas. Nådde du alla mål? Och höll du budgeten? Du kan lära dig av områden som kan förbättras nästa gång.
Om du utvärderar ur en avkastningssynpunkt, titta då på hur många nya potentiella kunder du har tagit, antalet direktförsäljningar som uppnåtts och graden av interaktion från besökarna. Som ett resultat av att göra detta kommer du att kunna bedöma framgången med kundengagemang som denna typ av kundinteraktion kan generera.
När du planerar utställningen vill du också se till att du har en process för kundfeedback på plats, från både deltagare och utställare. Ett bra sätt att få ärlig feedback är att anordna tävlingar. Om du till exempel vill att utställare ska fylla i en feedbackundersökning, säg att de också kommer att delta i en tävling där de kan vinna priser eller liknande.
6. Fundera på vad du behöver för din expo
Att anordna ett evenemang kan kräva en mängd olika tillbehör. Detta inkluderar allt från tält till mattor, och andra tillbehör. Att köpa in alla dessa tillbehör som du kan behöva för att bara använda några fåtal gånger är både komplicerat och onödigt dyrt. Ett stort tält som kan rymma en större mängd människor är knappast någonting som du varken vill eller bör köpa in. Det är därför klokare att vända dig till en helhetspartner för din expo så att du istället kan hyra allt du behöver.
Mässupport – Helhetspartner inom mässor och events
Det är alltid att rekommendera att ta hjälp av en helhetspartner när du ska anordna en mässa eller events.
Detta spar dig otroligt mycket tid och resurser, men framförallt ser det till att ditt event blir lyckat!
Om du är oerfaren och aldrig tidigare anordnat ett event är det lätt att glömma bort vissa kritiska delar. Det är så mycket som du bör tänka på så därför väljer många att ta hjälp av en helhetspartner som vet vad de håller på med och som vet hur man anordnar ett lyckat event. Mässupport erbjuder allt från uthyrningar och försäljning till helhetslösningar. De erbjuder alla produkter du behöver för för mässa, event och fest oavsett storlek och utmaning.
